Inschrijven ploegen en betalen

[Update 1 feb 2020]

De deelnemersbijdrage voor de RSW bedraagt €12,50 per deelnemer.

Hierbij is inbegrepen:

  • Deelname aan alle programma-activiteiten van de RSW van vrijdagavond tot zondagvoormiddag.
  • Een deelnemersbadge
  • De broodmaaltijden op zaterdag en zondag.

Hierbij is nadrukkelijk niet inbegrepen:

  • Het vervoer van deelnemers en/of materialen van en naar de RSW.
  • Ingrediënten voor de themamaaltijd van zaterdagavond (hiervoor geldt een maximum, het actuele bedrag voor dit jaar vind je via Contactpersoon > Materiaallijst en voorbereiding).
  • Ranja, thee etc.
  • Zaken zoals afwasmiddel, vuilniszakken enzovoorts.
  • Het afvoeren van afval van de deelnemende ploeg(en)
  • Eventuele reis- en bagageverzekering

Betaling

De betaling gebeurt per handmatige overschrijving, zelfs wanneer je het gebruik van de groepsrekening aanvinkt. Houd hier rekening mee, het gaat dus NIET om een automatische incasso. Geef dit op tijd door aan je penningmeester. Na inschrijving ontvang je een factuur met de betalingsgegevens.

 Het rekeningnummer van de Regio is NL46 INGB 0007 8716 15 t.n.v. Stichting Scouting West-Brabant.

Betalen is alleen mogelijk via overschrijving.

 

Inschrijvingen

Inschrijven verloopt via SOL.  Dat is het administratiesysteem van Scouting Nederland, waar alle gegevens van alle leden instaan. Heb je geen idee wat dit is, of heb je hier nog nooit mee gewerkt? Geen nood! Wij kunnen je daar zeker bij helpen. Loop je vast tijdens het inschrijven? Mail dan naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. dan helpt iemand met de juiste toegang je verder.

De inschrijvingen worden per ploeg gedaan. Dat betekent dat wanneer je bijvoorbeeld drie ploegen wil inschrijven, je de inschrijving drie keer doorloopt.

Voordat je de inschrijving kunt doen kun je aan de hand van onderstaand lijstje controleren of je alle gegevens hebt om de inschrijving vlot te kunnen doorlopen.

Per ploeg:

  • Themanaam
  • Telefoonnummer van de contactpersoon tijdens het kamp
    • Het kan gebeuren dat jijzelf niet als medewerker aanwezig kunt zijn tijdens het kamp. Dan is het handiger dat hier het telefoonnummer wordt doorgegeven van iemand die tijdens het kamp  aanwezig is en als contactpersoon kan functioneren.
    • Indien er niemand van de eigen leiding aanwezig kan zijn, graag vooraf even contact opnemen met de organisatie via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. om goede afspraken te maken over de begeleiding van jullie deelnemers!

Per deelnemer:

  • Naam
  • Leeftijd op de eerste dag van de LSW
  • Dieetgegevens
  • Bijzonderheden (bijvoorbeeld: Rolstoelgebonden, moeite met het lopen van lange afstanden, medicatie die in de koelkast bewaard moet blijven, ... ) Je hoeft hier geen medische historie te schrijven, alleen de (praktische) dingen waar we vanuit de organisatie rekening mee moeten houden. De overige medische gegevens komen op het gezondheidsformulier dat pas bij het aanmelden afgegeven hoeft te worden.
  • Toestemming van de wettelijke vertegenwoordigers van elke deelnemer die je inschrijft. Denk er ook aan dat zij akkoord moeten gaan met de deelnemersvoorwaarden!

Samenstelling ploegen

Als je al deze gegevens verzameld hebt, dan controleer je ook best even of je ploeg voldoet aan de onderstaande regels over de samenstelling. We hanteren daarbij de regels van de Landelijke Scoutingwedstrijden. Daar moet de ploeg aan voldoen om kans te maken op deelname aan de LSW.

  • Een ploeg bestaat minimaal uit vijf deelnemers en maximaal uit zeven deelnemers.
  • De deelnemer mag op de eerste dag van de LSW niet ouder zijn dan vijftien jaar en niet jonger dan elf.
  • Van één ploeg mag maximaal de helft van de ploeg vijftien jaar oud zijn:
  • Bij een ploeg van vijf personen mogen maximaal twee deelnemers vijftien jaar zijn;
  • Bij een ploeg van zes of zeven personen mogen maximaal drie deelnemers vijftien jaar zijn.

Het kan natuurlijk gebeuren dat het door deze regels onmogelijk is voor jouw groep om passende ploegen te maken. Neem dan contact op met de organisatie via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. dan kijken we wat er mogelijk is. Als je toestemming krijgt van de organisatie, dan krijg je een aparte instructie om die ploeg in te schrijven.

Lees ook zeker de deelnemersvoorwaarden even door. (Deze vind je via Deelnemers > Deelnemersvoorwaarden)

Voor de RSW gelden de deadlines die je vind in de AGENDA!

Handleiding inschrijven

Als je alle informatie verzameld hebt, dan kun je je ploeg gaan inschrijven. Volg hiervoor de handleiding en het filmpje hieronder:

1. Log in op https://sol.scouting.nl.
2. Ga boven in het menu naar "Spel", gevolgd door de optie "Inschrijven evenementen" in de 2e kolom

Stap 2 en 3 kun je overslaan door hier te klikken en rechtstreeks naar het formulier te gaan. Log je wel eerst in op SOL!

3. Klik op de inschrijving voor RSW regio West-Brabant.
4. Selecteer het formulier voor de ploeginschrijving.\

5. Vul het formulier in en klik op volgende.

6. Controleer de gegevens van je inschrijving en klik op voltooien.
7. Klik op de knop "Individuele inschrijvingen toevoegen".
8. Klik op "Deelnemer toevoegen" rechtsonder. Je komt nu in een overzicht met alle leden uit je groep. Hier kun je aanvinken wie er meegaan en vervolgens kies je voor "volgende".
9. Per aangevinkte deelnemer krijg je een apart scherm. Klik op "volgende" om naar de volgende persoon te gaan. Na de laatste persoon klik je op "voltooien" om de inschrijving van iedereen definitief te maken.

Nadat je dit gedaan hebt ontvang je een e-mail met daarin de gegevens voor de betaling. Wij willen nogmaals benadrukken dat je de betaling per handmatige overschrijving moet voldoen. Het gaat dus NIET om een automatische incasso! 

Een instructiefilmpje vind je hier: https://www.youtube.com/watch?v=lFE0L2cy3fg Het filmpje is uit 2016. Sindsdien zijn er enkele wijzigingen in het formulier, maar het principe blijft hetzelfde.

Meer informatie over SOL vind je op hier.

Lukt het nog niet? Ruzie met SOL? De handleiding nog twee keer gelezen en langzaam de neiging aan het krijgen om je laptop uit het raam te gooien? 
Stuur dan een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. (Niet naar de RSW, de organisatie heeft geen directe toegang tot de gegevens in SOL waardoor wij je niet direct kunnen helpen).